Aanspraak maken op vergoeding van incassokosten; het luistert nauw!

Incassokosten

Wanneer een afnemer van een bepaald product of bepaalde dienst niet tijdig de overeengekomen prijs voldoet aan de verkoper/leverancier, kan laatstgenoemde onder voorwaarden de ‘incassokosten’ verhalen op de schuldenaar. Daarbij geldt dat bedrijven onderling in beginsel vrij zijn afspraken te maken omtrent de hoogte van deze kosten en wanneer deze zijn verschuldigd. Voor overeenkomsten waarbij de schuldenaar een consument is die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, heeft de wetgever echter regels gesteld ter bescherming van consumenten. Over deze regels gaat deze blog.

Wettelijke regeling

Om onredelijk hoge incassokosten tegen te gaan, zijn de maximale bedragen die mogen worden berekend neergelegd in het ‘Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten’. Daarnaast mogen incassokosten ook niet ‘zo maar’ in rekening worden gebracht. In artikel 6:96 BW zijn hieromtrent regels gesteld. Van een verplichting tot vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten is pas sprake:

..nadat de schuldenaar na het intreden van het verzuim .. onder vermelding van de gevolgen van het uitblijven van betaling, waaronder de vergoeding die in overeenstemming met voormeld besluit wordt gevorderd, vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na aanmaning.

Veelgemaakte fouten

In onze praktijk zien wij echter geregeld dat in de standaard aanmaningsbrieven weliswaar melding wordt gemaakt van de incassokosten, maar dat er bij de formulering iets is misgegaan, waardoor uiteindelijk in een gerechtelijke procedure niet met succes aanspraak kan worden gemaakt op vergoeding van deze kosten. De meest voorkomende fouten zijn daarbij:

  • het bedrag van de verschuldigde incassokosten wordt niet expliciet genoemd in de brief
    (dit bedrag is eenvoudig te berekenen via https://www.incassokostenberekenen.nl/); en/of
  • aan een schuldeiser wordt een te korte betalingstermijn gesteld, bijvoorbeeld tien in plaats van de verplichte veertien
    dagen; en/of
  • er wordt in de brief voor een onjuiste ingangsdatum van de ‘veertiendagentermijn’ gekozen.

Ingangsdatum veertiendagentermijn

Ten aanzien van deze laatste eis heeft de Hoge Raad eind vorig jaar in een uitspraak (HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704) een einde gemaakt aan onduidelijkheid die hieromtrent bestond binnen de rechtspraktijk. Onzeker was tot dat moment of de veertiendagentermijn aanving op de dag na verzending van de aanmaning, of op de dag na de ontvangst ervan. Nu de aanmaning een verklaring is als bedoeld in artikel 3:37 lid 3 BW is de hoofdregel dat zij pas haar werking heeft indien zij de schuldenaar heeft bereikt, aldus de Hoge Raad. Voor een schriftelijke verklaring geldt in beginsel dat deze de geadresseerde heeft bereikt als deze door hem is ontvangen. Dat maakt dat de veertiendagentermijn eerst aanvangt op de dag na die waarop de schuldenaar de aanmaning ontvangt.

Onjuiste vermelding

In onze praktijk stuiten wij echter regelmatig op verzonden/ontvangen ‘standaardaanmaningen’ die niet zijn aangepast aan deze uitleg door de Hoge Raad. Vaak wordt medegedeeld dat moet worden betaald “binnen veertien dagen na heden” of “binnen veertien dagen na verzending van deze brief”, bij gebreke waarvan buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zijn. Ten aanzien van deze formuleringen heeft de Hoge Raad expliciet aangegeven dat deze in strijd zijn met de eis dat een schuldenaar in ieder geval een betalingstermijn van veertien dagen, aanvangende de dag na ontvangst van de aanmaning, gegeven moet worden. Bij gebruik hiervan zal een vordering tot vergoeding van gemaakte incassokosten in rechte doorgaans worden afgewezen. De aankondiging dat moet worden betaald: “binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief door u is ontvangen” voldoet wel aan de wettelijke eisen. Het advies luidt daarom deze formulering te hanteren.

Aangetekend versturen

Om discussie over of – en zo ja wanneer – de aanmaning is ontvangen te voorkomen, verdient het – zeker wanneer het om substantiële incassokosten gaat – aanbeveling om de aanmaning aangetekend te verzenden.

Conclusie

Zoals u kunt lezen luistert het aanspraak maken op vergoeding van incassokosten nauw. Wilt u er zeker van zijn dat de aanmaningen die u verzendt voldoen aan de wettelijke eisen, aarzelt u dan niet en leg deze voor aan DHC Advocaten!

 

Mario Biesheuvel